20 lutego 2015 roku w Pałacu Sobańskich w Warszawie odbyło się spotkanie inaugurujące I edycję Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej. Zarówno prezentacje merytoryczne, jak i dyskusja panelowa, służyły przede wszystkim zasugerowaniu priorytetów strategii informatyzacji administracji centralnej i publicznej. Dodatkowo zapoznano wszystkich zgromadzonych z rekomendowanymi działaniami dla tego obszaru, proponowanymi na podstawie najlepszych zagranicznych doświadczeń.

W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele sektora publicznego, którzy zgłosili chęć udziału w pierwszym cyklu seminaryjnym Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej, jak i goście specjalni, w tym Roman Dmowski, Podsekretarz Stanu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Uroczystość poprowadził szef polskiego oddziału Press Club Polska, Jarosław Włodarczyk.

Część oficjalną spotkania inauguracyjnego rozpoczął Arkadiusz Lefanowicz, Przewodniczący Rady Fundacji IT Leader Club Polska i inicjator tego przedsięwzięcia, który odczytał specjalnie przygotowane na tę okazję przemówienie.

Spotkanie inaugurujące Akademię stało się również miejscem oficjalnego przedstawienia Przewodniczącego Rady Programowej Akademii prof. Janusza Zawiła–Niedźwieckiego z Politechniki Warszawskiej, który występując podkreślił ogromną rolę niniejszej inicjatywy w trzech aspektach: informatyki – jako dyscypliny wiedzy dokonującej największej transformacji cywilizacyjnej w dziejach ludzkości, akademii – jako forum wymiany poglądów i kreowania nowych idei w gronie profesjonalistów, oraz administracji publicznej – jako sektora, który ma przede wszystkim służyć społeczeństwu obywatelskiemu. Jednocześnie prof. Zawiła-Niedźwiecki zwrócił uwagę na fakt, iż występuje także w imieniu Rektora Politechniki Warszawskiej, który jest jednym z dwóch Patronów Honorowych Akademii.  

Następnie głos zabrali przedstawiciele Społecznych Partnerów Merytorycznych Akademii: Dyrektor Adam Wojtkowski z firmy EMC i Prezes Bartłomiej Ślawski z firmy VMware, którzy swoją rolę udziału w projekcie Akademii widzą jako działanie pro publico bono i liczą na efektywny transfer wiedzy pomiędzy liderami informatyki sektora publicznego a przedstawicielami biznesu. Dodatkowo udział tych firm ma być okazją do przekazania pochodzących ze świata najlepszych praktyk w zarządzaniu IT, jak również niezbędnego wsparcia wiedzy potrzebnej do transformacji cyfrowej w Polsce w duchu  misji społecznej Fundacji IT Leader Club Polska.

Pierwszą prezentację merytoryczną poprowadził Dyrektor Sebastian Christow z Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, a dotyczyła ona fundamentów efektywnej e-Administracji w ujęciu tzw. architektury korporacyjnej. Efektywna komunikacja pomiędzy urzędami, jak również pomiędzy obywatelami, stabilna i bezpieczna infrastruktura techniczna, dojrzałość usług oraz transparentność działań w zakresie IT to kluczowe elementy, niezbędne do budowania efektywnej e – Administracji. Rozwój usług, bezpieczeństwa, infrastruktury oraz kompetencji to 4 filary, na których należałoby opierać rozwój strategii informatyzacji w Polsce. Zdaniem Dyrektora Christowa – Ukierunkowanie działań IT w stronę podejścia systemowego daje gwarancję minimalizowania zagrożeń, pozwalając na lepszą identyfikację i zrozumienie procesów zachodzących w obszarze IT.

Z kolei druga prezentacja, którą poprowadził Andrzej Ręgowski z Ministerstwa Finansów, skupiona była na roli samego lidera jako osoby, która ma zarządzać systemami IT. Jego zdaniem kluczowe jest pytanie KTO ma zarządzać tymi systemami i dlaczego mimo tak zdolnych informatyków nie jesteśmy jako państwo w czołówce procesów cyfryzacji administracji publicznej? Z analizy Ręgowskiego wynika, że główną przyczyną takiego stanu rzeczy jest zarówno problem stopnia organizacyjnej dojrzałości poszczególnych agend państwa, jak również niewystarczający poziom przygotowania merytorycznego menedżerów najwyższego szczebla, co utrudnia proces definiowania potrzeb i tworzenia spełniających je produktów i usług IT. Jego zdaniem Tylko myślenie wszechstronne, a przy tym unikanie podejmowania bardzo dużych, złożonych i kosztownych projektów, dają gwarancję starannego procesu wytwórczego oraz produktowego.

Z kolei Adam Wojtkowski, Country Manager z firmy EMC, nawiązał do wystąpienia Dyrektora Christowa z MAiC, zgadzając się z jego tezą o potrzebie systemowego podejścia do działań IT. Jego wystąpienie było ukierunkowane na pokazanie różnic między obecną dostępnością e-usług w Polsce a czołowymi w tym zakresie krajami, jak również wskazaniu propozycji technologicznych dla sektora administracji publicznej. Swoje wystąpienie prelegent oparł na przykładzie Wielkiej Brytanii, w której program wprowadzenia chmury rządowej G-Cloud oparty na 3 filarach: zarządzanie – Polityka Goverment-Cloud First, aplikacje – wprowadzenie 12 tysięcy e-usług, Data Center – konsolidacja zasobów i redukcja kosztów o 300 mln funtów rocznie, dały podwaliny do osiągnięcia niebywałego sukcesu. Powodzenie tego programu opierało się na zastosowaniu architektury konwergentnej powodującej znaczne obniżenie kosztów, skrócenie czasu i poprawę ekonomii działania w obszarze wykorzystywania IT. Zdaniem Wojtkowskiego Przykłady wdrożeń pokazują, że EMC jest w stanie przedstawić model biznesowy przygotowany pod konkretny resort czy instytucję publiczną. Nasze rozwiązania pozwalają na komponentową budowę data center, co pozwala zautomatyzować, poprawić i przyspieszyć ekonomię działania w obszarze IT. Podkreślił też, że polskie władze stoją przed bezprzykładnym wyzwaniem, gdyż do roku 2020 dysponują funduszami gwarantującymi pełną cyfryzację administracji, natomiast czasu jest tak niewiele, że termin dostępności funduszy unijnych powinien być postrzegany jako główny wyznacznik wszelkich programów. Podsumowaniem wystąpienia była oferta sesji WebEX, jakie będą organizowane w ramach Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej, a które pozwolą przybliżyć zagadnienia modelowania chmury poprzez infrastrukturę konwergentną, architekturę referencyjną i architekturę definiowaną programowo (ta ostatnia jest najnowocześniejszym trendem w pracach rozwojowych głównych graczy rynku informatycznego.

I edycja Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej

Ostatnia prelekcja, poprowadzona przez przedstawicieli firmy VMware: Marcina Jańczyka i Pawła Korzeca, wskazywała na kluczowe obszary działania IT w najbliższych 5 latach w sektorze publicznym. Wśród poruszonych kwestii znalazły się takie zagadnienia jak: integracja całej administracji, dostęp wygodny obywatelowi, interoperacyjność systemów oraz bezpieczny sposób prowadzenia rejestrów, jak również budowa systemu analitycznego wspomagającego kierownictwo państwa w podejmowaniu możliwie optymalnych decyzji. Dlatego, zdaniem prelegentów z VMware, potrzebne są narzędzia, które będzie można wykorzystać w sposób uniwersalny. Jednym z kryteriów sukcesu jest podniesienie zadowolenia z korzystania e-usług z dzisiejszego poziomu 16% do ponad 40% w roku 2020. Priorytetowe zatem stają się takie kwestie jak legislacja, zobowiązania SLA, nieustanna edukacja oraz zarządzanie ciągłością działania w kontekście bezpieczeństwa kraju.

Inaugurację I edycji Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej zakończyła debata z udziałem przedstawicieli sektora publicznego: Sebastiana Christowa z MAiC, Andrzeja. Ręgowskiego z MF oraz głównego architekta korporacyjnego Michała Bukowskiego z MAiC, którzy dyskutowali z przedstawicielami biznesu: Michałem Rączką, szefem IT Grupy Allegro w Polsce oraz Robertem Pławiakiem, Dyrektorem Strategii IT w Grupie PZU. Żywa rozmowa toczyła się wokół tematu priorytetowych działań, jakie należy podjąć w skutecznej realizacji strategii Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwo (w skrócie PZIP). Zdaniem Christowa Dla właściwej realizacji strategii PZIP trzeba przyjąć istniejące zasady ramowe, które sprawdziły się w innych krajach. Dodatkowo uspójnienie wiedzy i szeroka wymiana informacji są gwarantem efektywnego przeprowadzenia założeń tej strategii. Z kolei Ręgowski stwierdził, że przy określonym budżecie oraz czasie potrzebnym do realizacji strategii PZIP wykonanie wszystkich założeń tego dokumentu będzie możliwe. Należy jednak pamiętać, że kluczowe jest przekazanie osobom odpowiedzialnym większych uprawnień, po to aby mogli efektywnie pokierować przeprowadzeniem zmian. Podobnego zdania był M. Bukowski,. Dodatkowo jego zdaniem dokument wciąż wymaga bardziej szczegółowej analizy poszczególnych celów związanych z choćby z efektywnością działań. – Porządkowanie i przechodzenie do szczegółów jest możliwe przy bardziej szczegółowej analizie poszczególnych celów zawartych w dokumencie PZIP - uznał.

Co do kwestii kluczowych wyzwań potrzebnych do efektywnego prowadzenia strategicznych projektów IT, głos zabrał Michał Rączka, podkreślając istotną rolę celowości i właściwości projektów, – Ważne by określić, czy właściwie realizujemy właściwe projekty. Co więcej, ważne są miary i transparentność w pokazywaniu wyników prowadzonych projektów. Tylko przejrzystość i dokładność w określeniu, kto i za co odpowiada pozwolą na zaangażowanie wielu stron, jak również wyciąganiu odpowiednich wniosków. Zdaniem Roberta Pławiaka, ważna w ewolucyjnych zmianach organizacji jest empatia, pojmowana jako chęć wychodzenia poza swoją sferę odpowiedzialności, a która pozwala lepiej poznawać ludzi z którymi się pracuje, co pomaga w komunikacji zespołowej i wyciąganiu wniosków, zarówno z sukcesów, jak i porażek.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, które odpowiada za realizację strategii Programu PZIP uruchomiło możliwość zamieszczania opinii publicznych w celu otwartych konsultacji. Jak podkreślał Christow - Wszystkie podmioty, które chcą podzielić się swoimi rozbieżnościami mają możliwość  wysyłania swoich uwag publicznie. Wypracowane pryncypia będą podlegały weryfikacji, dlatego tym bardziej zachęcam Państwa do aktywnego udziału w budowie strategii IT PZIP. MAiC podejmie się także działań konsolidacyjnych dla prowadzonych projektów, o ile pozwoli na to infrastruktura. Istotną kwestią pozostaje także priorytetyzacja działań prowadzonych w ramach PZIP. Jednocześnie MAiC chce, z jednej strony uściślić zasady prowadzenia projektów IT, z drugiej zaś określić zasady interoperacyjności dla podmiotów, które dokonują działań wspólnych na poziomie centralnym.

Debatę zakończyła dyskusja dotycząca wskazania kluczowych kompetencji, jakie powinny występować w zarządzaniu IT. Michał Rączka wskazał na zespoły projektowe, które są doskonałą odpowiedzią na wymianę wiedzy i pozyskiwania nowych kompetencji. Jego zdaniem interdyscyplinarność i interoperacyjność to kluczowe cechy nowoczesnej IT, które decydują o sukcesie prowadzonych projektów. Z kolei Robert Pławiak zwrócił uwagę nie tylko na kompetencje, ale i technologie, które są kluczowe dla efektywnej zmiany każdej organizacji. – Poczucie odpowiedzialności za to co się robi oraz współpraca komórek IT z komórkami odpowiedzialnymi za biznes to dziś podstawa skutecznej realizacji strategii IT – powiedział. 

Spotkanie inaugurujące I edycję Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej rzeczowo podsumował Minister Roman Dmowski z MAiC, który w spontanicznym wystąpieniu pogratulował inicjatywy organizatorom spotkania, jak również podkreślił kluczową rolę tego typu przedsięwzięć dla skutecznego transferu wiedzy. W swoim wystąpieniu podkreślał rolę podmiotów, które w sposób szczególny mogą przyczynić się do efektywnej transformacji cyfrowej polskiej administracji. – Dziękuję za twórcze spotkanie. Ufam, że będzie ono początkiem dla wypracowania takich rekomendacji, które administracja centralna będzie mogła zastosować. Dlatego zachęcam Państwa do dzielenia się z nami swoją wiedzą. Ze swojej strony gwarantuję, że pochylimy się nad każdą propozycją, która może wprowadzić nas na ścieżkę innowacyjnych rozwiązań w dobie transformacji cyfrowej. Organizatorom zaś życzę powodzenia w realizacji celów i misji Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej – podsumował Dmowski. 

Inauguracja Akademii zakończyła się oficjalnymi podziękowaniami w stronę gości honorowych, Rady Programowej Akademii, Słuchaczy, Partnerów Społecznych oraz Patronów Honorowych.

Pierwszy zjazd Akademii Zarządzania IT Administracji Publicznej odbędzie się 27 marca br. w Bibliotece Uniwersytetu Warszawskiego. Więcej informacji można uzyskać pod adresem www.akademiait.edu.pl